Stiati ca „Timpul este singura resursa distribuita in mod democratic pe pamant” ?
In urma cu 3 ani participam la un curs de Time Management, excelent livrat de prietenii nostri de la TMI Romania. Imi amintesc cu mare placere de acel training, mai ales ca il ratasem de vreo 3-4 ori, scuza mea fata de colegii de la HR – care insistau sa particip – era ca „nu am timp”… :). Din fericire, s-a intamplat o minune si am ‘avut timp’, probabil impulsionat si de decizia de a schimba (imbunatati) cateva lucruri in viata mea. Mai participasem la diverse cursuri si stiam ca, daca nu aplic IMEDIAT (adica in SECUNDA in care s-a incheiat training-ul) ceea ce invat acolo, sansele de a face asta peste o zi, doua, trei etc. scad considerabil (spre zero). Asa ca, la finalul primei zile de curs, mi-am sunat sotia si i-am spus „honey, la noapte nu cred ca ajung acasa; nu am amanta, ci urmeaza sa imi fac ordine la birou si in calculator. In felul asta, o sa fiu mai productiv si o sa ajung mai devreme acasa. Promit!!”
Ora trei dimineata ma gasea la birou (incepusem ‘curatenia’ pe la 6 dupa-masa), terminat de oboseala, dar fericit: desktop-ul nu mai avea nicio iconita (sau pictograma); biroul era gol-golut (in afara de ‘statia de lucru’) si documentele indosariate, pe categorii; Inbox-ul era gol (asta a fost o mare victorie!), fara a da Delete All (am pus mail-urile in 6 foldere, conform ariilor persoanle si profesionale de interes, iar pe cele urgente si importante le-am transformat in task-uri, cu drag and drop in Calendar).
Nu pot sa descriu senzatia de eliberare pe care am simtit-o… Si, partea cea mai buna, am reusit sa tin cont – in fiecare zi din anii ce au urmat – de cateva reguli simple, dar foarte utile, de time management:
1. Creierul are cea mai intensa activitate dimineata, in intervalul 6-10. Toate proiectele dificile, care cer concentrare, trebuie facute in acest interval. Asadar: trezirea devreme si …la treaba!!! Incepeti cu ce este mai greu.
2. Preconstientul nostru poate gestiona simultan maxim 10 task-uri (sarcini), dupa care apare…stresul. Din pacate, preconstientul percepe ca task orice obiect aflat in raza noastra vizuala pe o distanta mai mica de un metru (inclusiv mail-urile din inbox, pictogramele de pe desktop, hartiile de pe birou…). Ordine in spatiul fizic si cel virtual inseamna o mare capacitate de a ne concentra pe ce ceea conteaza cu adevarat.
3. Fara apeluri telefonice si e-mail in intervalul 6 – 10 dimineata (daca apare vreo urgenta, persoana iti va da un sms). Verificarea e-mail-ului de doar 2-3 ori pe zi (fara alerte pe ecran, sunete ciudate etc.). Trierea mail-urilor, gruparea pe categorii (si punerea lor in folderul corespunzator)stergerea lor sau transformarea lor in task sau salvarea in foldere.
4. Fara intreruperi ‘externe’ (creierul are nevoie de 60-90 de secunde sa revina la nivelul de concentrare avut anterior intreruperii), deci ajuta ca telefoanele colegilor sa fie pe silent sau vibratie si sa ii descurajam pe cei care vin pe la noi doar ca sa vada „ce mai facem”… cel putin, pana pe la ora 12, cand – teoretic – ar trebui sa avem terminate cam toate task-urile dificile.
5. Includerea in agenda (Outlook sau cea fizica) a tuturor evenimentelor care dorim sa se intample. In primul rand, cele din viata personala. De multe ori uitam ca profesia este un vehicul de dezvoltare personala si o sursa de venit – pe care sa le folosim in viata personala – si le confundam. Oricat de mult fun ai avea la birou (ceea ce este, evident, recomandabil), ora 17.30 (sau cand se termina programul normal de lucru al companiei fiecaruia) trebuie sa te gaseasca cu Inbox-ul gol, lucrurile stranse si cu o idee foarte clara a ceea ce ai de facut a doua zi. Da, finalul zilei trebuie sa ne gaseasca cu biroul, desktop-ul si Inbox-ul goale ca in prima zi de lucru, cu agenda facuta pentru a doua zi (chiar si pentru restul saptamanii, saptamana urmatoare etc.) Astfel, evitam sa luam acasa ‘problemele’ de la birou. In plus, daca la ora 18.00 ai in agenda „Kangoo Jumps”, o sa vezi ca tentatia de a pierde timpul (sau de a o ‘lalai’) este mult mai mica.
6. Nivelul stresului este direct proportional cu panica creata de dezorganizare (adica spatiu de lucru aglomerat si task-uri neprioritizate) si, mai ales, cu timpul petrecut „in priza”. De aceea, ajuta ENORM o pauza de 5-10 minute la fiecare 1-2 ore (si, evident, muuuuulta apa). Daca va intrebati cum de sunt ‘atat de activ’ pe Facebook, raspunsul este simplu: il folosesc in aceste pauze, exclusiv pentru a raspunde la eventualele mesaje si pentru a scana rapid (max 20-30 secunde) wall-ul si da share la ceea ce cred ca v-ar / ne-ar interesa.
7. Inceperea zilei cu o activitate fizica ne va asigura un nivel de energie foarte bun in prima parte a zilei, cand avem de lucrat la proiectele importante. Energia in restul zilei se mentine cu apa, fructe si legume crude din belsug! (puteti face o proba: incercati o masa copioasa, plina de grasimi versus mese mai mici, dar mai prietenoase pentrui organism; dupa care dintre ele va ia somnul? Cafeaua este o solutie temporara, nu cred ca ne putem baza pe ea – si pe dulciuri cu zahar rafinat – a la long).
BONUS: Scrieti tot ceea ce faceti intr-o zi. Vedeti ce anume va „mananca” timpul. Daca in „agenda” zilnica apar „3 ore TV, 2 ore Angry Birds, o ora si jumatate in trafic, 1 ora la mall, 1 ora la masa de pranz, 1 ora si jumatate pregatit masa de seara, 2 ore calcat mormanul de haine stranse in ultima saptamana etc.”, atunci cred ca ar ajuta o mica schimbare a focus-ului si o reevaluare a resurselor (timp, energie, bani…). A propos, stiati ca exista servicii gen Calcatoria.ro ?
Sunt intrebat foarte des: Cum reusesti sa faci atatea lucruri intr-o zi?! Ei bine, sper ca randurile de mai sus acopera o parte din raspuns. Ziua mea are tot 24 de ore, din care 6-7 dorm, iar in restul sunt foarte organizat. Si multe din lucrurile care mi se ‘intampla’ sunt scrise – uneori cu cateva luni inainte – in agenda…
Va las cu unul din miile de filmulete pe care le gasiti pe net despre acest subiect. evident, pentru cine are timp sa il vada…
http://www.youtube.com/watch?v=VUk6LXRZMMk
bun, bun, bun. mi.a placut „stiam ca, daca nu aplic IMEDIAT (adica in SECUNDA in care s-a incheiat training-ul) ceea ce invat acolo, sansele de a face asta peste o zi, doua, trei etc. scad considerabil (spre zero)”. so, so true.
sa te bucuri din plin de copiii tai frumosi! 🙂
Merci frumos, inclisiv pentru comentariu!! 🙂
Partea cu acivitatea cea mai intensa intre 6-10 dimineata si activitatea fizica, etc., este corecta doar pentru max 80% din oameni. Restul de 20% au alt ritm, si este dovada de ingustime de minte sa crezi altceva. Sunt studii stiintifice, etc., cat si experienta mea personala intr-un serviciu in care eram f. motivat si entuziast, ajungeam acolo la 08:15 timp de 1 an (deci as fi avut timp suficient sa ma obisnuiesc) si pana la 09:30 productivitatea mea era fff. scazuta. Ma culcam, mancam la timp, eram motivat, etc., deci nu o da pe alte motive. Fiecare are ritmul lui, trebuie incurajat sa si-l cunoasca.
Da, clar, fiecare trebuie sa se cunoasca mai bine 🙂
Andrei, foarte bine structurat articolul si extrem de folositor. Iti multumesc!
Cu drag!!
Tu cum faci in cazul articolelor pe care doresti sa le citesti, insa le gasesti online in timpul pauzelor din program si vrei sa eviti fracturarea programului de lucru?
Le salvez in folderul ‘dezvoltare personala’ si le citesc inainte de culcare, pt a visa frumos :))
Multumesc! Asa fac si eu insa cred ca ma intereseaza prea multe lucruri :)) pentru ca petrec in medie 1 ora sa le parcurg.
De astazi, te-am introdus in blogroll, meriti atentia mea!
Weekend placut!
Merci frumos 🙂
http://www.obiectivbr.ro/mistretii-fug-prin-braila-autoritatile-nu-dau-doi-bani_id78641
salut, iata ce patim eu si prietenul meu care alergam dimineata in parcul monumnet din Braila………avem un sparring partner pe cinste…..pacta ca la 112 sunt niste porci !!!!!!!! JJos Braila !!!!!
Asta da sport extrem… :))
acordam si consultanta privind alergatul cu animale salbatice!!!!! ha ha,Va asteptam la Braila la o miscare …..chiar ca e sport extrem !!!!!